STATUTS ET RÈGLEMENTS

Article 5 : Cotisation
Le montant de la cotisation des membres et sa date d’exigibilité sont fixés par le conseil d’administration.

Article 6 : Catégories
6.1 : Membre actif
Toute personne engagée dans l’enseignement de l’art dramatique et le théâtre dans le domaine scolaire et parascolaire qui a complété, s’il y a lieu, le formulaire d’affiliation prescrit par l’Association, dont la demande a été acceptée par le conseil d’administration et qui a acquitté la cotisation fixée.
6.2 : Membre corporatif
Tout organisme partageant les buts et objets de l’Association et impliqué dans le domaine du théâtre, ou plus largement, des arts dans le domaine scolaire et parascolaire et qui a complété, s’il y a lieu, le formulaire d’affiliation prescrit par l’Association, dont la demande a été acceptée par le conseil d’administration et qui a acquitté la cotisation fixée.
6.3 : Partenaire
Toute personne ou organisme partageant les buts et objets de l’Association et impliqué dans le domaine du théâtre, ou plus largement, des arts, avec qui l’Association a établi un lien de partenariat. Le partenaire offre un service aux membres de l’Association en échange d’une visibilité auprès de ceux-ci. Les partenaires ne sont pas membres de l’ATEQ.
6.4 : Membre honoraire
Toute personne que le conseil d’administration veut honorer pour services rendus à la cause de l’Association.

Article 7 : Suspension et expulsion
Le conseil d’administration peut suspendre pour une période d’un mois tout membre qui enfreint les règlements de l’Association, qui pose un geste ou qui utilise un langage préjudiciable à l’Association.
Durant la période d’un mois, cette personne pourra se rétracter. Après ce temps alloué, si la personne concernée n’a pas agi de façon à réparer ses torts, elle sera expulsée.
Cependant, avant de prononcer la suspension ou l’expulsion d’un membre, le conseil d’administration doit, par une lettre recommandée, l’aviser de la date et de l’heure de l’audition de son cas et lui donner la possibilité de se faire entendre.

Article 8 : Personnes rémunérées
Le conseil d’administration pourra, sur une base contractuelle, engager du personnel rémunéré nécessaire au bon fonctionnement de l’Association.

Article 9 : Frais
L’Association s’engage à rembourser les frais appuyés de pièces justificatives encourus par ses membres au cours ou à l’occasion des affaires relevant de leur charge. Ces dépenses devront être approuvées au préalable par le conseil d’administration.
Voir en Annexe 2 les politiques du conseil d’administration.

Article 10 : Composition
L’assemblée est constituée des membres en bonne et due forme de l’Association.

Article 11 : Assemblée générale annuelle
L’assemblée générale annuelle de l’Association est tenue dans les cinq (5) mois de la fin de l’exercice financier de l’Association, à tel endroit et à telle date fixée par le conseil d’administration. L’avis de convocation doit être envoyé par lettre ordinaire aux membres de l’Association au moins quinze (15) jours à l’avance. Cet avis peut aussi être livré par messagerie, courriel ou télécopie ou remis de la main à la main dans les mêmes délais.

Article 12 : Pouvoirs
L’assemblée annuelle des membres de l’Association est le moment où ceux-ci entendent les rapports des administrateurs, notamment le vérificateur de l’Association s’il y a lieu et élisent les administrateurs.

Article 13 : Vote
13.1 : Chaque membre actif et chaque membre honoraire a un droit de vote;
13.2 : Le vote se prend à main levée, à moins que le scrutin secret ne soit demandé par le tiers des membres;
13.3 : Les présidents et secrétaires d’assemblée doivent être proposés et élus par l’assemblée et n’ont pas droit de vote.

Article 14 : Décision
Les décisions sont prises à la majorité simple des membres à l’assemblée.
14.1 : En cas d’égalité des voix sur une proposition, on devra dans un premier temps redemander le vote et, dans un deuxième temps, s’il y avait toujours égalité, le conseil d’administration disposera de la proposition.

Article 15 : Quorum
Le quorum est formé de 15% des membres en règle de l’Association.

Article 16 : Observateur
Toute personne non membre de l’Association peut assister aux différentes assemblées de l’Association comme observateur lorsque cette personne a été agréée par le conseil d’administration.

Article 17 : Composition
Le conseil d’administration est composé de sept (7) à douze (12) personnes. Ces personnes doivent être majeures et être membres de l’Association.

Article 18 : Élection
Lors de l’assemblée générale annuelle, les membres élisent parmi eux les membres du conseil d’administration pour des mandats de deux (2) ans.

Article 19 : Mise en candidature et fonctionnement
19.1 : Avant de procéder aux élections, l’assemblée élit un(e) président(e) d’élection et elle se nomme un(e) secrétaire d’élection et des scrutateurs;

19.2 : Les personnes qui ont accepté d’être candidates au conseil d’administration doivent être présentes lors de l’assemblée générale où se tiennent les élections ou avoir fait parvenir une procuration à l’effet qu’elles se portent candidates;

19.3 : Les candidats potentiels devront s’engager à respecter les statuts et règlements, articles 20 à 27; 8

19.4 : Les divers postes d’officiers au conseil d’administration seront attribués lors de la première réunion du nouveau conseil d’administration.

Voir en Annexe 1 le rôle et les responsabilités des membres du conseil d’administration.

Article 20 : Démission
Un administrateur peut démissionner en tout temps de son poste en faisant parvenir au siège social de l’Association un avis écrit de démission adressé au président.

Article 21 : Vacance
Si une vacance est créée parmi les membres du conseil d’administration, elle est comblée par les autres membres du conseil. Malgré toute vacance, le conseil d’administration peut continuer d’agir en autant qu’il y a quorum.

Article 22 : Pouvoirs Il exerce les pouvoirs et accomplit les actes prévus par les présents règlements et tous ceux que la loi lui permet dans l’intérêt de l’Association;
Il élabore les politiques générales de l’Association;
Il administre les affaires générales de l’Association;
Il prépare et approuve les prévisions budgétaires de l’Association;
Il prend connaissance des rapports des comités et des sous-comités et émet des recommandations sur divers sujets.

Article 23 : Assemblée du conseil d’administration
Le conseil d’administration se réunit au minimum cinq (5) fois par année administrative. Les demandes de réunion doivent être faites par le président et au moins deux membres du conseil. L’avis de convocation par écrit est de cinq (5) jours.

Le président, dans un cas qu’il juge urgent, pourra tenir une assemblée sous forme de conférence téléphonique ou électronique.

Article 24 : Quorum et décision
Le quorum de chaque réunion est la majorité simple des membres en bonne et due forme et les décisions sont prises de la même façon.

Article 25 : Absence
Après deux (2) absences non motivées, l’administrateur concerné recevra du conseil d’administration un avis à cet effet.
Après trois (3) absences non motivées, le conseil d’administration se verra dans l’obligation d’imposer des sanctions à l’égard de cet administrateur.
Après cinq (5) absences non motivées, le conseil d’administration se verra dans l’obligation de remercier l’administrateur.
Les absences doivent être signalées au président au moins douze (12) heures avant la réunion.

Article 26 : Comités
Pour des fins définies, le conseil d’administration peut créer des comités et sous-comités et établir des règles relatives à leur bon fonctionnement. Le responsable de chacun de ces comités et sous-comités est choisi par le conseil d’administration.

Article 29 : Amendements
Le conseil d’administration peut adopter des règlements nouveaux, abroger ou modifier ceux en vigueur, ceux-ci deviennent en vigueur dès lors et doivent obtenir par la suite l’approbation des deux tiers d’une assemblée générale ordinaire ou spéciale. Tout amendement doit parvenir au moins 10 jours avant l’assemblée générale selon les mêmes dispositions que les avis de convocation.

Article 30 : Dissolution
La corporation ne peut être dissoute que par vote des trois quarts des membres à une assemblée spéciale convoquée dans ce but par un avis public de trente (30) jours.

Si la dissolution est votée, le conseil d’administration devra remplir auprès des autorités publiques les formalités prévues par la loi.

Article 31 : Démission
Un administrateur peut démissionner en tout temps de son poste en faisant parvenir au siège social de l’Association un avis écrit de démission adressé au président.

Article 32: Adhésion des administrateurs
Tout administrateur n’a pas de cotisation à payer pour la durée de son mandat.
Toute personne ayant siégé au C.A. obtient une adhésion gratuite à la fin de son mandat qui équivaut à la durée dudit mandat.
Tout président ayant siégé un mandat complet (2 ans) obtient une adhésion à vie gratuite.
L’adhésion donne droit à une carte privilège pour une personne de son choix donnant accès au rabais consenti par les partenaires du milieu théâtral.

Le rôle et les responsabilités des membres du conseil d’administration

LE PRÉSIDENT

Le président exerce deux rôles principaux :

Facilitateur : il gère les rencontres de l’association ; il aide l’association à être plus efficace et les membres à travailler en équipe; il s’assure que les dossiers reçoivent un suivi approprié.

Porte-parole : il représente les intérêts de l’Association et agit à titre de porte-parole auprès des instances concernées.

Ses principales responsabilités sont :

Préparer l’ordre du jour des rencontres de l’association

Présider les rencontres : veiller à ce que les réunions se déroulent dans un climat d’ordre et de respect, selon des règles de conduite et de discussion connues et acceptées de tous

• Assurer la circulation de l’information
• Déléguer les tâches et s’assurer que les suivis y seront apportés
• Favoriser la participation de tous à la prise de décision
• Coordonner les activités de l’association
• Soutenir le fonctionnement des sous-comités
• Assurer l’orientation et la formation des nouveaux membres du conseil d’administration
• Contrôler les rapports financiers
• Représenter l’association auprès des différents partenaires en éducation et en arts
• Etablit les partenariats

LE VICE-PRÉSIDENT

Le vice-président est la personne désignée pour prendre la direction de l’association en l’absence du président. Il est souhaitable que le vice-président ne se limite pas à ce rôle de substitut. L’efficacité du travail demande un bon partage des tâches entre président et vice-président.

Ses principales responsabilités sont :

• Collaborer avec le président et alléger ses tâches
• Assumer les fonctions du président en son absence
• Au besoin, être responsable des sous-comités de travail

LE SECRÉTAIRE

Le secrétaire est le bras droit du président.

Ses principales responsabilités sont :

• Rédiger et distribuer aux membres les convocations et l’ordre du jour des rencontres
• Rédiger les procès-verbaux des rencontres de l’Association
• Signer les procès-verbaux
• Conserver les documents officiels de l’Association et toute autre documentation pertinente (statuts et règlements, procès-verbaux, correspondance, etc.)
• Rédiger la correspondance et les documents officiels

LE TRÉSORIER

Le trésorier administre les fonds de l’Association. Il est responsable de tous les aspects financiers.

Ses principales responsabilités sont :

• Tenir à jour la comptabilité
• Informer les membres sur l’état des revenus et des dépenses lors des rencontres de l’Association
• S’assurer du respect des procédures comptables de l’Association
• Préparer les prévisions budgétaires
• Réviser les politiques du conseil d’administration en début d’année fiscale
• Déposer un rapport financier annuel à l’assemblée générale

LES ADMINISTRATEURS

Les administrateurs ajoutent de la valeur au conseil d’administration en participant aux prises de décisions. Ils peuvent également être responsables d’un dossier particulier.

Leurs principales responsabilités sont :

• Participer aux discussions du conseil et, le cas échéant, formuler des recommandations
• Être responsables de certaines tâches ou de dossiers spécifiques
• Présider, le cas échéant, un sous-comité de travail

Politiques du conseil d’administration

Les administrateurs peuvent se faire rembourser les dépenses de déplacements qu’ils ont encourues pour assister aux réunions du conseil d’administration ainsi qu’à toutes représentations de l’ATEQ.

Transport:

• L’Association paiera 0,40$ du kilomètre.
• Pour les usagers du transport en commun, l’Association paiera le titre de transport soit 3$ du trajet.
• L’Association paiera les frais de déplacement en taxi, lorsque nécessaire, avec reçu à l’appui.

Stationnement :

Les frais de stationnement seront remboursés sur présentation d’un reçu.

Per diem :

• Déjeuner : 11$
• Dîner : 25$
• Souper : 35$

Gite:

• communauté urbaine de Montréal: 138$
• ailleurs au Québec: 110$
• coucher chez un parent ou un ami: 25$ (adresse requise)

Les membres doivent compléter le formulaire pour les frais de transport ainsi que celui pour les frais de représentation et joindre les factures. Les frais de représentation englobent le transport, le stationnement, le gite et le couvert, ainsi que les coûts de libération relatifs à l’emploi du membre.

Politiques sujettes à changements sous approbation du CA. Le trésorier doit les réviser en début d’année fiscale.